Mit kell tenned, ha „megfogyva bár, de törve nem” sikerült túlélni az elmúlt heteket és hónapokat?
Le kell ülni és átgondolni, hogy mire tanított meg cégvezetőként a veszélyhelyzet, mi az, amit másképp csinálnál a következő időszakban, hol vannak a fejlesztendő pontok.
Hiszek abban, hogy minden vezető csak önazonos vezetőként működhet. Aki most magánemberként arra használta a járvány miatti kijárási korlátozást, hogy rendet tegyen és megcsinálja az elmaradt dolgokat, az a cégében is így fog tenni.
De mi az az 5 legfontosabb terület, amit érdemes átnézned?
- PÉNZÜGYEK
Nagyon szuper, hogy a Kormány hozott jó néhány gazdaságvédelmi intézkedést, ami segíti a vállalkozások újraindítását és fennmaradását, de ezek többsége csak halasztó hatályú.
- Hitelmoratórium
- Társasági és iparűzési adó megfizetésének halasztása,
hogy csak a két legfontosabbat említsem. Azonban lesz élet a moratórium lejárta és szeptember 30. után is, amikor ezek a kötelezettségek egyszerre fognak jelentkezni. Érdemes új pénzügyi tervet készíteni, és átgondolni, hogy nincs-e a cégnek valamilyen finanszírozásra szüksége. Új hitelek elérhetők a veszélyhelyzetre való tekintettel, alacsony kamattal és tőkefizetési halasztással.
- KÖNYVELÉS
Most, hogy elhalasztották a beszámoló közzétételi határidejét, a könyvelőknek lenne idejük „rendesen” megcsinálni a kiegészítő mellékletet és az egyéb közzéteendő kötelező tartalmakat a mérlegen és eredménykimutatáson kívül is. Érdemes ránézni, hogy vajon itt is minden rendben van-e? A törvényi előírások be nem tartásáért több százezer forintos bírságokat kell fizetni, és ráadásul az üzleti partnereink is nem megfelelő információkat találnak rólunk. Sajnos nagyon gyakori hiba, hogy egy éves beszámolónál, ahol sokkal szigorúbbak a szabályok, nincs meg a cash-flow kimutatás, vagy a kiegészítő melléklet nem tartalmazza a kötelező alap információkat sem. A könyvelők egy része sablonból készíti ezeket, egyáltalán nem a cégre szabva és aktualizálva a hatályos jogszabályok szerint.
A kötelező számviteli szabályzatok megléte, aktualizálása is gyakori probléma, a tulajdonos-ügyvezető nem tudja, hogy egyáltalán vannak-e ilyen szabályzatok a cégben, vagy ha vannak, akkor mennyire elavultak. Sokan abban a tévedésben vannak, hogy ez a könyvelő felelőssége, pedig ez az ügyvezető feladatai közé tartozik! Szakmailag a könyvelő tud ebben segíteni, de sokszor nem hívja fel az ügyvezető figyelmét ezek fontosságára, mert nem az ő dolga. Ellenőrzéskor a szabályzatokat kérik el elsőként az ellenőrök, és akkor már nincs idő arra, hogy egy éjszaka alatt összecsapjuk, mert többet ártunk vele, mintha egyáltalán nem lenne.
- MUNKAJOG, ADATVÉDELEM
Szintén egy olyan terület, amely tapasztalataim szerint sok cégnél el van hanyagolva. Időszámításunk előtti munkaszerződések, szabályzatok, amelyek egy munkavállalóval szembeni jogvitában szintén sok százezres, milliós bírságokat jelenthetnek. A veszélyhelyzetre való tekintettel számos olyan intézkedést kellett bevezetni (pl. otthoni munkavégzés elrendelése), amelyeknek a részletszabályaival sokan nincsenek tisztában. Ezekhez az intézkedésekhez készült dokumentumokat, utasításokat itt az ideje átnézni, és egyúttal egy átvilágítást csinálni ezen a területen is.
Az adatvédelem is tipikusan olyan terület, ahol a cégek vezetőiben nem tudatosodik kellőképpen, hogy szakértői segítségre van szükség. Tipikus történet, hogy – hasonlóan a számvitelhez – valaki valamikor csinált egy szabályzatot, (jó esetben) kicserélte a cégneveket, és azt gondolta, hogy jó lesz így is, nem kell ezzel a témával sokat foglalkozni. Ha valaki emlékszik még a transzferár szabályok bevezetésére, ugyanígy kezdődött. A cégnél megkapta egy könyvelő ezt a feladatot, csinált valamit, aztán jött a NAV transzferár csapata, és hatalmas bírságok árán be kellett látni, hogy nem értünk hozzá, ezt bizony szakemberrel kell megcsináltatni.
A GDPR-adatvédelem területen ugyanezt a trendet figyeltem meg. A cégek csak akkor jönnek rá, hogy mit kockáztatnak, amikor vagy megkapták a bírságot (pl. egy anonim feljelentés miatt), vagy pedig összeakadnak egy szakértővel, aki felhívja erre a figyelmet.
Érdemes a lenti oldalt meglátogatni és akkor rádöbbenhetünk, hogy a NAIH egyre több és nagyobb összegű bírságot szab ki, és kevesen tudják, hogy az ügyvezetőnek büntetőjogi felelőssége is van, ha nem megfelelő az adatkezelés.
https://gdpr.blog.hu/2019/04/08/naih_birsagfigyelo
A transzferárhoz hasonlóan fel kell ismerni, hogy ez a terület speciális szakértelmet igényel (adatvédelmi szakjogász), az ezzel járó munkát és költségeket nem lehet megúszni, mert bizony később sokkal többe fog a cégnek kerülni.
- ÉRTÉKESÍTÉS, MARKETING
Mivel a veszélyhelyzet alatt teljesen átalakult a piac, új értékesítési és marketing stratégiára van szükség. Új értékesítési csatornákat kell találni, az értékesítőket ezeknek az új csatornáknak a kezelésére megtanítani. Érdemes feltenni ezeket a kérdéseket az értékesítéssel kapcsolatban:
Milyen a csapatod jutalék rendszere? Mennyire vannak tisztában az értékesítők a különböző személyiségtípusokkal és azok kezelésével? Milyen arányban tudják lezárni az ügyleteket?
Nem is gondolnád, hogy ezek a kérdések mennyire nagy hatással vannak az árbevételedre.
Hiszen a cég az értékesítőkből él, az ő működésük, motivációjuk, tudásuk alapvetően határozza meg a cég eredményességét. Ha az értékesítők minden segítséget és eszközt megkapnak, hogy a legtöbbet hozzák ki magukból, ez a kiadás biztosan meg fog térülni.
De a termékek/szolgáltatások eladásában nem csak az értékesítés a fontos, hanem a marketing is, hiszen egy jól felépített marketing kampány „magától” hozza a vásárlókat, nagyon hatékonyan tudja támogatni az értékesítést.
Van marketing terved? Akkor tervezd újra! Hiszen a piacon egy teljesen új helyzet van, erre is időt kell szánni és újragondolni a stratégiát. Egy marketing stratégia kialakításánál a következő fontos lépéseket kell megtenni:
- a termékköröd, a célcsoportod, illetve a hitvallásod analízise
- az árképzési terved vizsgálata
- kereskedelmi csatornáid analízise
- a marketing (PR) során alkalmazott koncepciód elemzése.
Sajnos találkoztam olyan céggel, ahol egy jól összerakott kontrolling kimutatás után tudták csak meg, hogy rossz az árképzés, némely termékeket beszerzési ár alatt értékesítenek, és hogy egy teljes termékkör tisztításra van szükség.
- VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZER, IT MEGOLDÁSOK
A veszélyhelyzet idején számos olyan folyamatot kellett újragondolni, amely eddig jól-rosszul, de működött, azonban most kényszerűségből drasztikus átalakításra volt szükség. Vajon ezekből a folyamatokból melyek azok, amelyek a hatékonyságot tudják növelni? Az ERP rendszerben milyen lehetőségek vannak, amire eddig nem gondoltál? Egyáltalán – megfelelő a mostani rendszered? Tudja kezelni a készletmozgásokat? Tudsz belőle olyan kimutatásokat nyerni, amelyek támogatják a vezetői döntéseket, és gyorsan, egy gombnyomásra előállíthatók? Van-e webshopod, és ez kellőképpen automatizált-e?
Van-e olyan üzleti folyamat a cégben, amelynél szívesen automatizálnál, mert nagyon sok időt meg tudsz spórolni – pl. jóváhagyási folyamatok, szerződések digitalizálása, elektronikus számlázás? A weboldalad megfelelő forgalmat generál-e?
Számos kérdés, amelyet egy cégvezetőnek fel kell tennie ebben az átmeneti, viszonylag nyugodt időszakban. Miért kell ezeket a területeket átvilágítani és rendbe tenni? Az egyik ügyfelemmel való beszélgetés során megválaszoltuk ezt a kérdést.
A cégeknek eltérő életciklusokban más-más területre kell fókuszálniuk. Dr. Ichak Adizes vállalati életciklus modellje szerint a vállalatok életciklusa az ember életciklusaihoz hasonló. A növekedés kezdeti szakaszában az alapító innovatív ötleteire, termékközpontúságra van szükség, később előtérbe kerül az intézményesítés, folyamatok, szabályrendszerek megalkotása.
Az értékesítés, marketing, finanszírozás fontosságát általában mindenki érti. De az ügyfelem, aki egy tudatos cégvezető, rájött arra, hogy az úgynevezett támogató területek (számvitel, szabályzatok, folyamatok) éppen ilyen fontosak. Kézben tartásukra nem azért van szükség, hogy még több papírt gyártsunk, hanem azért, hogy egy jó készlet leltárral vagy kontrolling kimutatással a vezető megfelelő információkat kapjon arról, ha nem hatékony a működése, és hol van szükség változtatásra.
Az Adventure Tax Kft. stratégiai együttműködést épít, amelyben egy átvilágítás keretében a fent említett 5 területen a legjobb szakértők bevonásával tudunk segíteni:
- Több évtizedes vezetői tapasztalatunk felhasználásával egy más szemszögből nézünk rá a cégre,
- Segítünk felismerni, hogy melyik terület szorul fejlesztésre, segítünk meglátni a problémát,
- Kidolgozzuk a legjobb, leghatékonyabb megoldást.
Ha valamelyik (vagy akár több) területen is elgondolkodtál, vagy magadra ismertél, keress bátran!
2020. 06. 03.