Az előző történetemben arról meséltem Nektek, hogy hogyan segítettem egy olyan barátomnak, aki már látta, hogy baj van, valami nincs rendben a könyveléssel (bírság, NAV-tól kapott felszólítások).
De mi van akkor, ha ezt észre sem veszed? Hiszen honnan tudnád, hogy baj van, hiszen laikusként nem érted, hogy minek kell „rendben lennie”?
A következő történet egy kedves ismerősömről szól, aki abban a boldog tudatban élt, hogy nála biztosan minden rendben van, a könyvelő remek.
Mikor néha találkoztunk, beszélgettünk az üzletéről, a terveiről. Mivel én már gyakorlott vagyok abban, hogy általában milyen hibák szoktak előfordulni egy könyvelőnél, kíváncsiságból megnéztem az előző évi közzétett beszámolóját és a cégkivonatot.
A következők derültek ki:
A tevékenység amit végzett már több, mint 1 éve, nem volt bejelentve a cégbírósághoz
A beszámolóban a készlet 0 Ft értéken szerepelt, holott a beszélgetéseinkből kiderült, hogy áru értékesítéssel is foglalkozik, és a készletből nemhogy év végén, de még mindig van.
Ezek a hibák, amik sajnos gyakran előfordulnak, ha valaki nem elég körültekintő könyvelőként, és az ügyfél pedig abban a boldog tudatban keresi a pénzt és köti az újabb üzleteket, hogy minden rendben van. 1 millió Ft potenciális bírság kiszabásától „menekült meg” a segítségemmel.
MI A TEENDŐ, HA VÁLTANI SZERETNÉL? EGYSZERŰBB, MINT GONDOLNÁD! A LEGGYAKORIBB ELLENÉRVEK:
- Nincs időm ezzel foglalkozni, jó úgy, ahogy van
- A váltás macerás, bonyolult
- Mi van, ha a következő még rosszabb lesz?
A történetekből az már biztosan kiderült számodra, hogy a „jó úgy, ahogy van” hozzáállásod több százezres veszteséget jelenthet a cégednek akár bírság, akár a nem megfelelő adózási mód, számviteli elszámolás választása miatt, úgyhogy kijelenthetjük, hogy érdemes a jó könyvelő választásra időt és energiát áldozni.
A könyvelő váltás lépései viszonylag egyszerűek, év közben ugyanúgy, mint év végén:
a) Döntés
b) Régi könyvelő értesítése
c) Szerződéskötés – szerződéstervezetet küldése, online megoldható
d) Ügyfélkapu, egyéb hozzáférések – előkészíthető – online megoldható
e) Két könyvelő összekötése – egymás között megoldható az információ csere, általában az ügyfélnek nincs vele dolga, ez mindig zökkenőmentes – online megoldható
f) INDULHAT A MUNKA!
De hogy is van azzal az „anyagátadással”? Ugye nem szaladgálsz papírokkal minden hónap 20-a előtt a könyvelő irodába?
Mert ha már könyvelőt váltasz, érdemes új vizekre evezni, és technológiát is váltani.
Az online, papír nélküli könyvelésre gondolok.
HOGYAN NÉZ EZ KI?
A könyvelési anyagot elektronikusan, egy project rendszerbe feltöltve tudod átadni
A könyvelési rendszerhez igény szerint hozzáférést kapsz, így saját magad is látod az adatokat és a számlákat
MIÉRT JÓ EZ NEKED?
Az ügyfelek véleményéből válogattam:
„Korábban problémát jelentett számomra, hogy nem láttam naprakészen a cégem pénzügyeit, például nem tudtam, hány forint van a pénztárban. Az online rendszerre áttérve ezek a problémák egy csapásra megszűntek, és a fizetendő adókkal is tudok kalkulálni”
„Sokat utazom, így nekem problémát okozott a havi számlák eljuttatása a könyvelőhöz. Így a telefonommal lefényképezve egy alkalmazás segítségével azonnal tudom küldeni a számlát, nincs elmaradás.”
„Az alkalmazottaim otthonról dolgoznak, így különösen hasznos, hogy bárhonnan számlázhatunk, illetve egyéb nyilvántartásainkat is bárhonnan elérjük, akár egyszerre több felhasználóval is.”
TEHÁT AZ ELŐNYÖK ÖSSZEFOGLALVA:
- Ellenőrzés, nagyobb kontroll
- Ellenőrizhetők a feltöltött bizonylatok Miután könyvelővel ugyanazt a felületet látod, így az egyeztetések is egyszerűbbé válnak.
- Megszűnnek az időbeli, területi korlátok
Az online rendszer 24 órában a hét minden napján az rendelkezésre áll, kizárólag internetkapcsolatra van szükség. A rendszernek köszönhetően lehetőség nyílik a távmunkára, hiszen munkatársaid otthonról és másik irodában is dolgozhatnak. - Naprakész információk
- Nem kell a könyvelőre várni, hiszen az adminisztráció a te kezedben van. Így az aktuális információk és eredmények alapján könnyebben tudsz kalkulálni fizetési kötelezettségeiddel és megalapozottabb döntéseket tudsz hozni.
A BIZALOM PERSZE NEHÉZ KÉRDÉS…. Ha szeretnél többet tudni arról, hogy mik a könyvelők által leggyakrabban elkövetett hibák, küldj egy e-mailt és elküldöm neked a checklistát!