Atomi szokások – digitalizáció a könyvelésben
2024. decemberében – ahogy ez már nálam hagyomány – elmentem egy üzleti évtervező workshopra. Ott ajánlották nekem James Clear: Atomi szokások című könyvét, amit el is kezdtem olvasni.
Clear szerint az új szokások bevezetésénél a siker egyik titka, hogy meg kell szeretnünk az unalmat. Mit jelent pontosan mindez?
Ha 40 felett is sportos és egészséges akarsz maradni, éveken keresztül rendszeresen kell edzened. Kitartóan. Akkor is, amikor nincs túl sok kedved a sportoláshoz, vagy épp fáradt vagy. De ha kitartóan csinálod, és sikerül az edzést „szokásként” beépíteni az életedbe, egy idő után már nem fog sem unalmasnak, sem megterhelőnek tűnni, mert az életed részévé válik.
Ugyanígy van ez a pénzügyekkel is.
Ahhoz, hogy a céged jól működjön, jó pénzügyi szokások bevezetésére van szükség.
Meg kell szeretned az unalmat. Be kell vezetned azt a szokást, hogy napi, heti vagy havi rendszerességgel elektronikusan feltöltöd a számláidat a könyvelésnek, vagyis nekünk.
- Le kell töltened a bankkártyával vásárolt szoftverek, előfizetések számláit,
- Le kell töltened az e-mailben érkező számlákat is – vagy automatizálhatod, hogy töltődjenek fel automatikusan egy mappába
- Létre kell hoznod egy szamla@cegnev e-mail címet, mert hidd el, nem fogod szeretni, ha cégvezetőként neked kell ezzel foglalkozni, és a saját e-mailedre érkeznek a számlák,
- Össze kell gyűjtened egy mappában a kocsiból, táskából, innen-onnan előkerülő számlákat, és befotózni vagy scannelni
- Minél több partnertől elektronikus számlát kell kérned
Mi fog történni, ha ezeket nem teszed meg?
2024-ben szerződést kötöttem egy új ügyféllel, aki a régi könyvelőjével nem volt megelégedve, ezért keresett meg engem. A cégben nagyon zilált volt a könyvelés, NAV inkasszó volt a számlán, kiesett a megbízható adózói körből, a könyvelővel már nem is beszéltek egymással.
Rendbe tettük a céget, új, kedvezőbb adózást választottunk nekik, részletfizetést kértünk, úgy tűnt, hogy elindultunk közösen egy jó úton.
Aztán pár hónap után kezdett látszani, hogy ez a nagy káosz, amit az átvételkor tapasztaltunk, nem csak az előző könyvelő felelőssége volt, hanem bizony az ügyfélnél kezdett akadozni az „ellátás”.
Azaz hónapokig nem kaptunk anyagot. Ilyenkor az első lépés, hogy felhívom az ügyfél figyelmét arra, hogy így nem fogjuk tudni a bevallásokat beküldeni, és ugyanoda fogunk eljutni, ahonnan indultunk, vagyis bírság, inkasszó, kényszerű adózás váltás lesz a következmény.
Hiszen néhány kedvező adózási forma, fizetési halasztás vagy kedvezmény, vagy akár egy banki hitel is csak a precíz, minden bevallási és befizetési kötelezettségét időben teljesítő adózóknak „jár”.
Beszélgetésünk során az ügyfelem elárulta, hogy neki sajnos borsódzik a háta, ha csak meglát egy számlát, ezért esik nehezére feltölteni az anyagokat, ezért van elmaradás.
Mi a megoldás?
Le kell delegálni a feladatot egy ügyes és precíz kollégának – akár részmunkaidőben is.
Az a tapasztalatom, hogy aki megérti ennek a fontosságát, az nagyot tud előre lépni a folyamatokban cégmérettől függetlenül.
Mivel mi nem fogadunk könyvelési anyagot papír alapon, ezért azok az új ügyfeleink, akik eddig szépen összerakva a papírokat elzarándokoltak a könyvelőhöz minden hónapban, örömmel fogadják ezt az „újítást”, hogy ezentúl ez másképp fog működni.
Miért?
Mert nagyon gyorsan rájönnek, hogy a digitalizáció az ő életüket is megkönnyíti.
- Sokkal áttekinthetőbbek, könnyebben visszakereshetőek a számlák,
- Naprakészen tudunk könyvelni, hiszen nem kell megvárni, hogy valaki összerakja az anyagot, beérkezés után azonnal mehet a feltöltés,
- Egy ellenőrzés, könyvvizsgálat során – mivel mi feltöltjük a könyvelési rendszerünkbe a számlákat – egy gombnyomás és le tudjuk kérni a számlaképeket, így sokkal gyorsabban halad minden.
- Kontrolling kimutatásokat is sokkal gyorsabban össze lehet rakni, hiszen minden adat naprakész.
Meg kell szeretned az unalmat. A folyamatokat mi segítünk összerakni.