Időzített bomba a könyvelésben a szoftverek helytelen számviteli kezelése
Miért van szüksége a KKV szektorban lévő cégeknek is magas szintű számviteli szolgáltatásra?
2020. elején jártunk, nemrég vettük át egy szoftverfejlesztéssel foglalkozó cég könyvelését, az anyagok, szerződések átnézésénél tartottam.
A cégben természetesen volt egy pályázat is, amiről azt az infót kaptam, hogy „ezzel már nem igazán kell foglalkozni, mert régi történet, a legutolsó fázisban van”. Olyan sokszor hallottam már ezt a mondatot, amikor kiderült végül, hogy DE, bizony kell vele foglalkozni. A pályázatok sikeres megvalósítása után még van egy több éves fenntartási időszak, ami alatt az irányító hatóság bizony bármikor ellenőrizheti a megfelelő számviteli elszámolást.
Itt is valami hasonló történt. Kiderült, hogy az utolsó elszámolás még folyamatban van, és a pályázatíró cég bekérte a pályázat során létrehozott szoftver könyvelési kartonját. Mivel még éppen feladatátadásban voltunk az előző könyvelővel, kérdeztem tőle, hogy ezzel mi a helyzet, mert furcsa módon én sajnos nem találok még csak hasonló szoftvert sem a könyvelésben.
Kiderült, hogy a közel 60 millió forint értékű saját fejlesztésű szoftvert „elfelejtették” aktiválni, az évek során az bizony „eltűnt” a költségek között.
Az idő sürgetett, villámgyors megoldást kellett találni, mivel kockáztattuk a teljes pályázati elszámolást, adott esetben előfordulhatott volna, hogy a teljes támogatást vissza kell fizetni, mivel nem volt megfelelő a számviteli elszámolás.
Mit lehet ilyenkor csinálni?
Nem azt kell keresni, hogy ki mit rontott el és miért!
MUTATOM A LÉPÉSEKET:
- El kell kérni a TELJES pályázati dokumentációt, szerződéseket, elszámolásokat, hogy pontosan milyen költségek lettek elszámolva a projekt során.
- El kell kérni az előző évek könyvelési kartonjait és beszámolóit, hogy lássuk, hogy milyen könyvelési hibákat kell javítani.
- Teljes körűen fel kell göngyölíteni a hibákat, és az ügyvezetőnek bemutatni, hogy milyen hatással lesz ez az adózásra, előző évek eredményére, stb.
- El kell végezni a megfelelő korrekciókat a könyvelésben, és ha jelentős összegű a hiba, akkor ún. „három oszlopos” beszámolót készíteni, amivel helyre tudjuk állítani a cég hibásan beadott beszámolóit.
Elég ijesztően hangzik, de sajnos nincs más megoldás, és nekem számos hasonló esettel a hátam mögött nem is okozott problémát.
MIK VOLTAK A LEGNAGYOBB HIBÁK?
- Maga a szoftver létrehozása a leggyakrabban ún. „vegyes” konstrukcióban történik ezeknél a cégeknél, ami azt jelenti, hogy a saját embereik is dolgoznak rajta, és külsős alvállalkozókat is igénybe vesznek. Itt sem a saját teljesítmény – a dolgozók bérének meghatározott része – , sem pedig az alvállalkozói költségek nem lettek korábban aktiválva.
- Az egyéb költségek, amik a projekthez kapcsolódtak, szintén nem lettek aktiválva (marketing, pályázatírás költségei, stb.).
- Kiderült, hogy létrejött egy prototípus, amihez hardver beszerzés is kapcsolódott, így ezeket is utólag aktiválni kellett.
- Elmaradt az amortizáció elszámolása is, mivel előzőleg nem is létezett ez a szoftver a könyvekben, ezt is helyre kellett tenni.
- A támogatási előleg is hibásan volt nyilvántartva (nem a kötelezettségek között).
MILYEN KÖVETKEZMÉNYEI LEHETNEK A HIBÁS KÖNYVELÉSNEK?
- Ha a hibákat a pályázatot elbíráló hatóság ellenőrzése tárja fel, akár a támogatás teljes összegének vagy egy részének kamatokkal növelt visszafizetését is követelheti!
- Ha a hibákat az adóhatóság tárja fel, mivel helytelen költség elszámolás történt (ezáltal az adott évben kevesebb volt az eredmény), ezért az adóhiányt eredményezhet, amelyre adóbírság szabható ki – és ki is szabják.
- A megbízható, valós összkép sérül – csak gondoljunk bele, hogy a cég létrehozott egy szoftvert, ami a könyvelésben nem szerepelt – ez gyakorlatilag a társaság „vagyona”.
Végül a történet happy end-del zárult, minden hibát sikerült kijavítani, a szoftvert aktiváltuk, a jegyzőkönyveket elkészítettük. A három oszlopos beszámolót beadtuk, a pályázatíró cégnek a szoftver kartonját elküldtük, aki be tudta adni az utolsó elszámolást. Az utolsó részlet a támogatásból megérkezett, hátra lehet dőlni.
A megérkezésem előtt döntött úgy a cég ügyvezetője, hogy ideje szintet lépni, és egy komoly szakmai tudású, tapasztalt könyvelőre bízni a cégét. Szerencse, hogy még időben érkeztem.