MIK AZ INTŐ JELEK, HOGY BAJ VAN, ÉS VÁLTANI KELL? ELRETTENTŐ TÖRTÉNET A SZAKMAI HANYAGSÁGRÓL
2021. őszén egy kedves ismerősöm ajánlására keresett meg egy nagy cég vezetője, hogy könyvelőt szeretne váltani.
Meg is beszéltünk egy személyes találkozót, ahol elmesélte, hogy hol látja a cégben a problémát:
- Nincs kommunikáció a könyvelővel, csak hanyagul odavetett leveleket kap, hogy „minden rendben a céggel”.
- Esnek ki a csontvázak a szekrényből, már több bírságot is kapott a cég, a kivett osztalékot sem sikerült hiba nélkül elszámolni, most is folyamatban van egy adóellenőrzés, ahol már büntetés is került kiszabásra.
- Valahogy úgy érzi, hogy a könyvelő nincs szakmailag a helyzet magaslatán, mert nem támasztja alá a véleményét, csak kapkod össze-vissza.
Éreztem, hogy nagy gond van, főként azért, mert a szeptember általában nem a könyvelőváltás időszaka. Bár én mindig azt szoktam mondani, hogy inkább vágjuk el gyorsan a szálakat, és legalább ez az év már rendben lesz.
A megbeszélés második fele azzal telt, hogy jó megérzéssel ránéztem a NAV és az iparűzési adó folyószámlára – természetesen tartozás volt rajta, amit ott helyben az ügyvezető rendezett is, kiderült, hogy nem is tudott róla.
A szerződéskötés után jött a könyvelés komolyabb átnézése, nagy nehezen kaptam egy főkönyvi kivonatot, amit megnézve 3 perc alatt rájöttem, hogy ezt így nem lehet megcsinálni, a teljes káosz nyilvánvaló volt. Megértettem, hogy az előző könyvelő miért nem akarta átadni az anyagot.
MIK VOLTAK A LEGNAGYOBB HIBÁK, AMIK MÁR ELSŐ RÁNÉZÉSRE LÁTSZOTTAK?
- Vevők-szállítók: évek óta bent ragadt tételek – nem lehet több tízmilló forint éven túli kötelezettség-követelés bent folyamatos működés mellett!
- A leltárak nem stimmeltek – az ügyvezető aláírta, de nem azok a számok szerepeltek a kimutatásokban.
- A pénztár túlságosan magas volt – nyilvánvaló volt, hogy a könyvelés el van hanyagolva, a kiadások nem voltak könyvelve.
ÉS MIK DERÜLTEK KI KÉSŐBB?
- A dolgozók nem a valós munkaidőben voltak bejelentve
- Ötletszerűen elszámolt adókedvezmények
- Olyan dolgozók, akik már rég nem dolgoztak ott, még be voltak jelentve
- Olyan dolgozók, akik soha nem dolgoztak ott, szintén be voltak jelentve
- Rehabilitációs hozzájárulás nem volt elszámolva, holott 25 fő felett volt a cég
- Egy gépjármű nem szerepelt az eszközök között – itt nem megérzés alapján dolgozunk, hanem egyeztetve a vezetővel, komoly leltárakkal és ellenőrzéssel. Hogy lehet az, hogy egy autó, amit nap mint nap használnak, nem szerepel a könyvekben? Úgy éreztem, itt már bármi lehetséges.
És ezek csak a legnagyobb hibák voltak – a teljesség igénye nélkül.
Mondanom sem kell, hogy a teljes 2021-es évet újra kellett könyvelni. Nem volt egyszerű, fel kellett gyűrni hozzá az ingujjunkat.
HOGYAN CSINÁLTUK?
- Megvannak a sarokpontok, ahol igenis stimmelnie kell a számoknak. Minden egyes mérlegsornál más. Ezeken szép akkurátusan végig mentünk, és végül teljesen sikerült felszámolni a káoszt.
- Kommunikáció – kérdeztem, kérdeztem és kérdeztem, ők pedig segítettek, minden információ megvolt – ahogy előtte is – a precíz munkához.
Nem átlagos időket élünk. Járvány, gazdasági válság, háború, teljes kiszámíthatatlanság. Volt sok cég, aki nem tudott felállni a csapásokból, de vannak olyanok is, akiknek éppen ezek az évek hoznak extra növekedést.
15 év szakmai tapasztalattal a hátam mögött – köztük számos felszámolás alatti cég és nagyvállalat könyvelésével – mondhatnám azt, hogy én már mindent láttam. Ez a helyzet azonban még nekem is komoly szakmai kihívást jelentett.
Volt, hogy úgy éreztem, itt van az a pont, amikor fel kellene adni, mert egész egyszerűen ekkora szakmai hanyagság már nem létezik. Néha már nem tudtuk, hogy sírjunk vagy nevessünk. DE NEM ADTUK FEL, és a csapatom és az érintett cég embereinek áldozatos munkájával támogatva végül sikerült beadni egy olyan beszámolót, ami megbízható és valós összképet ad a cégről. Megcsináltuk, és erre büszke vagyok.
Joggal tehetjük fel azt a kérdést, hogy mégis egy cégvezető honnan tudhatja azt, hogy a könyveléssel baj van, és a számok a mérlegben nincsenek rendben? Hiszen az ő részéről megvan a támogatás, minden információ és adat rendelkezésre áll.
HÁROM SAROKPONTOT ÉRDEMES FIGYELNI:
- Az első és legfontosabb a megérzés. Általában mire hozzánk eljutnak az ügyfelek, már hónapok, sőt néha évek óta érzik, hogy valami nincs rendben a számvitel háza táján, de vagy mert idő hiányában nem tudnak vele foglalkozni, vagy mert nem ismerik fel, hogy ez mekkora gondot okozhat, nem lépnek.
- A második, hogy nincs kommunikáció. Ha a könyvelő nem mondja el, mi van a beszámolóban, mik azok a sorok, amikre érdemes figyelni, akkor szinte teljesen biztos, hogy probléma van – vagy lesz.
- Nincsenek egyeztetések. Tárgyi eszközök, vevő-szállítói lista, adókedvezmények, lehetőségek – ezek azok a minimum pontok, amelyeket MINIMUM évente egyszer át kell(ene) beszélni. Évek óta nem használt, kidobott eszközök, amik még mindig bent vannak a könyvelésben, olyan vevők, akikről a cégvezető tudja, hogy sajnos nem fognak fizetni, hiányzó számlák, ezek évek alatt összegyűlve teljesen eltorzítják azt a képet, amit a cég a partnereinek, a hatóságoknak, a világnak mutat – arról nem beszélve, hogy nem felelnek meg a valóságnak.
És hogyan lehet javítani, ha már baj van, és egyáltalán ki fogja ezt elvállalni?
Szerencsére van megoldás. Az ügyfeleim már tudják, hogy én MEG FOGOM OLDANI és ki fogom bogozni, addig egyeztetünk, amíg ki nem tisztul a kép, és végül biztos lehet benne, hogy az a kimutatás jó lesz.
Tisztában vagyok azokkal a kontroll pontokkal, amik kritikusak lehetnek, így már egy beszélgetés, és egy főkönyvi kivonat, néhány adat láttán meg tudom mondani, hogy mi az, ami biztosan nincs rendben.
A rendbetételt azonban minél tovább halogatja valaki, annál jobban fog neki fájni, mert bizony előfordul, hogy a teljes évet újra kell könyvelni. És adott esetben még előző évekről is lehetnek olyan hibák, amiket javítani időbe és pénzbe kerül.
Mik a legnagyobb félelmek, amik előjöhetnek egy könyvelőváltás kapcsán?
- Honnan tudjam, hogy ők jobbak lesznek, mint az előzőek?
Megtehetném, hogy szó nélkül átveszem úgy a könyvelést, ahogy van, és nem hívom fel a hibákra a figyelmet. Miért érdekelne engem az, hogy valakinek a számvitele nincs rendben, hiszen nekem sem a legjobb feladat más(ok) hibáját javítgatni. Önellenőrzések tömkelege, ezeket kiszámolni, beküldeni nem egy „átlagos” feladat nekünk sem.
Viszont mi olyan ügyfelekkel szeretünk dolgozni, akinek jó lelkiismerettel tudjuk mondani, hogy „Minden rendben van a könyvelésben”. Ha javítani kell, megcsináljuk.
- Macerás a váltás, mi van, ha az előző könyvelő nem működik együtt, megsértődik, stb.
Jó, ha azzal mindenki tisztában van, hogy a könyvelési anyagot a könyvelőnek NINCS JOGA visszatartani, semmilyen indokkal. Sokan élnek ezzel az eszközzel, de ez teljesen jogellenes. Ha hiányos az anyag, arra is vannak eszközeink, hogy ezeket a problémákat hogyan lehet orvosolni.
- Drága lesz – a munkánkért pénzt kérünk mi is, ez természetes. Eddig azonban minden egyes ilyen esetben a feltárt hibák javítása adócsökkentést eredményezett, így az ügyfélnek is „megérte” váltani.
MIT NYERHET MÉG A VÁLTÁSSAL AZ ÜGYFÉL?
Nyugodt alvást, stresszmentes mindennapokat, az ügyvezető tud az üzletre koncentrálni.
Ez a fajta szakmai hanyagság hatalmas károkat okozhat, amikor a könyvelő nem tud együtt nőni a céggel, mert nincs meg hozzá a tudása, és még lelkiismeretlen is. Egy idő után „elengedi a céget” a gyeplőt a lovak közé dobja – „jólvanazúgy” – ebből biztosan KATASZTRÓFA LESZ!
Mi is hibázunk néha, hiszen emberek vagyunk.
Viszont a legnagyobb magyar cégeknél megszerzett tapasztalatokkal rendelkezünk, a „JÓ GAZDA GONDOSSÁGÁVAL” dolgozunk, és nem hagyunk csontvázakat a szekrényben.
KERESSEN MINKET BIZALOMMAL!