Itt az ideje a női energiának.
Mit értünk női energián és férfias energián? Itt nem elsősorban a nemek közötti különbségre gondolok, hanem vezetési stílus különbségeire. A női energia kapcsolati energiát, empátiát jelent, ami egyre inkább fontos funkció az üzleti életben – ez az Integrátor, vagy összefogó szerepkör.
Dr. Ichak Adizes szerint a sikeres menedzsmentcsapatok összeállításának négy kulcseleme, melyek négy menedzsment-szerepkörben jeleníthetők meg, a következő:
· a termelő (P – producer)
· az adminisztrátor / ügyvivő (A – administrator)
· a vállalkozó (E – entrepreneur)
· az integrátor / összefogó (I – integrator).
Egy jó menedzserben, cégvezetőben mind a 4 vezetési stílus megvan, viszont nem egyforma erősen. Olyan emberre van szüksége, aki éppen azokkal a tulajdonságokkal rendelkezik, amelyek benne kevésbé dominálnak.
Egy könyvelő cég vezetőjeként hogyan tudom az ügyfeleimnek a legjobb támogatást nyújtani?
- Mint Adminisztrátor
- És mint Integrátor
Mit jelent mindez?
Az ADMINISZTRÁTOR funkció – precizitás
Túlterheltek a könyvelők. Mindenki minket ostromol a KATA – átalányadó átállás kapcsán. Sok a téves információ, még a szakmabelieknek is problémát okoz az értelmezés.
Mi is hibázunk. Aztán javítjuk, és elnézést kérünk. Előfordul néha az is, hogy pillanatnyilag nem jut annyi idő, figyelem az egyik ügyfélre, mert a másiknak egy sokkal sürgősebb problémája van, ami azonnali intézkedést igényel. Orvosoljuk.
Az viszont nem fordul elő, hogy az ügyfeleinknél hónapok, évek(!) múlva derül ki, hogy
- Százezrek, milliók “pihennek” az adófolyószámlán anélkül, hogy valaki visszakérné a pénzt.
- Évek óta nem fizet iparűzési adót, mert a könyvelő “elfelejtett” neki szólni, hogy ez az adónem is létezik.
- Egy KATA-s egyéni vállalkozó évek óta nem ad be közösségi ÁFA bevallást, mert nem szólt neki senki hogy kell, holott van közösségi ügylete.
- Hónapok, évek (!) óta nincs beküldve valamelyik fontos bevallás, mert az ügyfél azt sem tudta, hogy ez az adónem 2020 óta létezik, sőt ő is érintett benne.
Tudnám még hosszan a sort folytatni.
Az utóbbi időben 10-ből 10 új ügyfél az alább felsoroltak valamelyikével érkezik hozzánk. A kollégák “szívességből” elvállalnak valakit (ingyen, ez zömmel a KATA-s egyéni vállalkozókra igaz), és aztán még időnként sem néznek rá sem a NAV, sem az iparűzési adó folyószámlára, hogy nincs-e tartozás. Cégek esetében pedig elvállalják úgy őket, hogy sem a megfelelő szakmai tudásuk, sem elég idejük nincsen hozzá.
Igen tudjuk mi is, hogy a könyvelőnek nem dolga, és nem is felelőssége, hogy az ügyfél befizeti-e az adókat. De az általam felsorolt esetekben világosan kiderültek a következők:
- “A” új ügyfelünknél több százezer forint túlfizetés volt a NAV folyószámlán, az Önkormányzatnál pedig milliók pihentek. Egy átvezetési kérelmet kellett volna csak beküldeni, ez viszont a könyvelő dolga lenne. A túlfizetés egy idő után elévül, ahogy az egyik adónem esetében ez meg is történt sajnos.
- “B” új ügyfelünknél kiderült, hogy 2 adónem is van, amiben érintett – kiskereskedelmi adó és rehabilitációs hozzájárulás – amiről nem lettek beadva a bevallások, 2 évre visszamenőleg be kellett küldeni.
- “C” új ügyfelünknél kiderült, hogy az “alvó” cégre nem lettek beküldve a járulékbevallások, amit 150 e Ft mulasztási bírsággal “jutalmazott” a NAV. Az értesítések a régi könyvelőhöz mentek, aki – bár még akkor élt a szerződés – ezeket nem vette át.
- “D” új ügyfelünk megkért, hogy az új cég mellett vállaljuk el az egyéni vállalkozását is, nem is nagyon számláz belőle, nincs vele sok munka. Itt kiderült, hogy több tízezer Ft iparűzési adó tartozás volt a számlán, mert KATA-s ként a könyvelő nem tartotta fontosnak, hogy szóljon, hogy ezt az adót is be kellene fizetni.
Tudom, hogy sok kolléga/kolléganő ki van égve, és túl van terhelve. Nem lehetne akkor az ügyfélnek azt mondani, hogy nem tudja tovább elvállalni, és köszönjenek el egymástól?
Kapunk persze rendben lévő cégeket is, és mi is hibázunk, hiszen emberek vagyunk.
De sajnos egyre több ilyen mérhetetlen hanyagsággal kezelt céggel találkozom.
Nem gondolom azt, hogy minden esetben csak és kizárólag a könyvelő a hibás. Vannak olyan ügyfelek, akik elfelejtenek utalni, nehezen lehet őket elérni, de erre is van megoldás! Mi az?
Az INTEGRÁTOR funkció. Mit jelent mindez a gyakorlatban?
ODAFIGYELÉS
Tudjuk mi is, hogy ki az, akinek minden hónapban szólni kell, hogy töltse fel a számlákat. Mit teszünk? Szólunk neki, és elmondjuk, hogy ha az utolsó pillanatra marad, nem fogjuk tudni időre megcsinálni. Mi történik? Mivel látja, hogy törődnek vele, megpróbál ő is egyre jobban odafigyelni, így ezek a figyelmeztetések elmaradnak. Elfelejti utalni az adókat. Mit teszünk? Lekérjük időközönként a folyószámlát, és újra kiküldjük neki az utalandókat azzal a kísérő szöveggel, hogy bár nem a mi dolgunk, de szólunk neki. Megkérdezzük, kinek küldjük ki még a vezetőn kívül a cégen belül, hogy biztosan ne maradjon el az utalás? Mi történik? Egyre kevesebbszer fordul elő ilyen, mert valaki más veszi kézbe a cégnél az utalásokat.
KOMMUNIKÁCIÓ
Igen, szólunk neki, ha kell többször is, hiszen ez a saját érdeke! Még senki nem vette ezt zaklatásnak.
EMPÁTIA
Foglalkozunk a céggel, és nem megyünk el szó nélkül amellett, hogy nem küld el valamilyen anyagot, amire szükségünk van. Közös érdekünk, hogy be tudjuk küldeni időben a bevallást, az éves zárást. Nem hagyjuk magukra őket még akkor sem, ha kicsit “problémásak”.
Ami nagyon fontos, hogy ezeket mi is megkapjuk cserébe az ügyfelektől. Viszont mi tudjuk azt, hogy mi vagyunk a szolgáltatók, a mi feladatunk, hogy megértessük az ügyfelekkel, hogy ez NEKIK fontos elsősorban.
Tudjuk, hogy pörög az üzlet, válság van, néha a vezetőnek/pénzügyesnek kisebb gondja is nagyobb annál, mint hogy az adminisztrációval, számlákkal foglalkozzon. Ilyenkor mi is teszünk javaslatokat arra, hogy neki hogyan lenne egyszerűbb, hogyan dolgozzunk ki olyan folyamatokat, ami mindenkinek a legjobb.